Informatie voor congressen en verenigingen

admin — Fri, 19 Dec 2008 18:56:45 +0100

Op deze pagina leert u Maastricht nader kennen als congresstad. U kunt de gehele pagina lezen, of naar specifieke onderdelen 'springen' door op de naam van het onderdeel dat u interesseert te klikken.

Internationale stad

Speciale en veilige congresstad

Congressen in Maastricht

Samenwerking met belangrijke Maastrichtse en regionale organisaties

Congresambassadeursclub Amici ad Mosam

Wat kan de stad Maastricht u bieden voor uw congres?

Stappenplan en checklist

Interessante achtergrondartikelen

Internationale stad

Sinds 1992, toen het Europees Verdrag in Maastricht getekend werd, staat Maastricht internationaal bekend als hoofdstad van Europa. Niet alleen door het feit dat dit bijzonder evenement hier heeft plaatsgevonden, ook de centrale ligging in Europa en het internationale karakter dragen bij aan dit imago.

Maastricht heeft een rijke ervaring met het ontvangen van internationale gezelschappen. Congresdeelnemers vinden het fijn vertoeven in de stad vanwege de compactheid; na afloop van het congres vindt men elkaar weer gemakkelijk terug in de stad.

Speciale en veilige congresstad

De stad telt 120.000 inwoners, maar heeft een relatief groot congrescentrum en een groot aantal hotelkamers. Dat is wat Maastricht zo bijzonder maakt als congresstad. De congresdeelnemers hebben het gevoel, dat wanneer zij in Maastricht zijn, de stad een beetje van hen is geworden. Ook de lokale bevolking van Maastricht ziet mensen in de stad lopen met dezelfde tasjes en hebben direct in de gaten dat er een congres is in de stad. De congresdeelnemers ervaren de Maastrichtenaren als een gastvrij en gemoedelijk volk. Nederlandse congresdeelnemers voelen zich alsof zij in het buitenland zijn en internationale deelnemers ervaren in Maastricht de Nederlandse manier van geordendheid, maar met een vleugje Bourgondische mentaliteit.

In Maastricht ligt alles op loopafstand van elkaar, waardoor het verblijf een stuk aangenamer wordt, aangezien men niet voor alle afstanden taxi’s en bussen nodig heeft. Mocht dat wel het geval zijn, dan zijn deze ritten ook van korte duur. Men kan er ook voor kiezen zich in de stad per fiets te verplaatsen, zoals de 1500 deelnemers van het ESTRO congres in 2009. In Maastricht is het prettig en veilig fietsen.
Niet alleen op de fiets maar ook in het algemeen heeft de bezoeker in Maastricht een veilig gevoel, en dat is tevens statistisch aantoonbaar.

Congressen in Maastricht

Vanwege onder andere bovenstaande redenen kiezen steeds meer verenigingen ervoor te congresseren in Maastricht. Hier vindt u meer informatie over congressen die hebben plaatsgevonden in Maastricht en congressen die ervoor gekozen hebben in de toekomst te congresseren in deze stad.

Deze organisaties kiezen voor Maastricht vanwege het internationale karakter, de veiligheid, compactheid, de kwaliteit en allure die men aantreft in de stad.

Samenwerking met belangrijke Maastrichtse en regionale organisaties

Ook de aanwezigheid van de gerenommeerde Maastricht University en het Academisch Ziekenhuis Maastricht zijn belangrijke beslissingsfactoren. Het Maastricht Congres Bureau werkt, indien relevant, nauw samen met deze partijen om een congres zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen in de stad. Maar ook met het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC Maastricht), Gemeente Maastricht en Hotels werkt het Maastricht Congres Bureau er hard aan om het u als congresorganisator zo eenvoudig en prettig mogelijk te maken om in de mooiste stad van Nederland een congres te organiseren.
Klik hier indien u op zoek bent naar een PCO (professional congress organiser). Een PCO kan het hele congres voor u organiseren, maar ook alleen enkele onderdelen daarvan indien u dat wenst.

Congresambassadeursclub Amici ad Mosam

In het kader van samenwerking met belangrijke contactpersonen is in 2011 de congresambassadeursclub Amici ad Mosam opgericht. Deze club is een initiatief van Maastricht Congres Bureau en MECC Maastricht. Leden van deze club zijn regionale wetenschappers en academici die in het verleden een congres georganiseerd hebben in Maastricht of van plan zijn dat in de toekomst te doen. Klik hier om het persbericht over de oprichting te lezen. Bent u een regionale wetenschapper en wilt u meer weten of ambassadeur worden? Neem dan contact met ons op. Tevens is er een LinkedIn groep opgericht ter ondersteuning van Amici ad Mosam. Deze LinkedIn groep is bedoeld om ervaringen uit te wisselen, nieuws te delen, vragen te beantwoorden, discussies te starten, et cetera. Amici kunnen lid worden van deze groep, maar ook derden, die de Amici willen ondersteunen. Klik hier om naar de LinkedIn groep te gaan.

Wat kan de stad Maastricht u bieden voor uw congres?

Om uw congres in Maastricht & regio nóg succesvoller te maken, kunnen we als volgt helpen:

Subsidies
Het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC) en Centrum voor Live Communication (CLC) hebben het Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF) in het leven geroepen. Het VGF biedt aan de organisatoren van internationale congressen in Nederland twee faciliteiten, afzonderlijk of in combinatie:

renteloze voorfinanciering, een lening tegen betaling van de aanloopkosten van een congres
garantieverzekering tegen een tegenvallend aantal deelnemers.

Als u hier klikt, vindt u meer informatie zoals die te vinden is op de website van het NBTC. Klik hier om een PDF brochure over het VGF te downloaden.

Voor meer informatie over bovenstaande vormen van financieringen kunt u contact opnemen met het Maastricht Congres Bureau.

Toolkit
Daarnaast biedt Maastricht aan elke congresdeelnemer een brochure aan, met praktische informatie over de stad. Het Maastricht Congres Bureau heeft tevens een gratis flyer ter beschikking, die u als congresorganisator op voorhand aan elke deelnemer van uw congres kunt doen toekomen. Laat u ons gerust weten hoeveel stuks u hiervan wenst te ontvangen en wij laten u deze geheel gratis toekomen.

Neem eens een kijkje in onze toolkit voor meer promotionele services.

Facts & Figures (klik hier om ze te downloaden in pdf)

Budgethotels:	39 kamers, 79 bedden
Standaard hotels:	2514 kamers, 5062 bedden
Luxe hotels:	1472 kamers, 2803 bedden
Afstand tot Brussel:	100 km
Afstand tot Antwerpen:	125 km
Afstand tot Maastricht-Aachen Airport	9 km
Afstand tot Düsseldorf	100 km
Grootste congrescentrum:	MECC Maastricht
Capaciteit van grootste auditorium:	1650 personen
Capaciteit van grootste exhibitieruimte:	30.000 m²

Stappenplan en checklist

Het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC) heeft handige stappenplannen en checklists, die wij graag met u delen. Klik op de naam om een pdf bestand met meer informatie te openen:

Tien goede redenen om uw congres in Nederland te organiseren

Stappenplan congreswerving (vormgeven aan het idee, onderbouwen van het idee, de bidprocedure, uw bid heeft gewonnen)

Checklist congresorganisatie (de congresmarkt, kansen & mogelijkheden, bidprocedure, sterktes & zwaktes, PCO zoeken, Efficiënte organisatie, Locatiebezoek, Tegenvallende resultaten)

Voorbeeld congresbegroting

Indien u meer informatie wilt over de genoemde onderwerpen, neemt u dan contact met ons op, wij helpen u graag verder op weg. Tevens hebben wij de onderdelen die aan de orde komen ook in aparte pdfs ter beschikking.

Interessante achtergrondartikelen

Hieronder vindt u artikelen die u mogelijk interesseren. Klik op de naam van het artikel om het te openen en te lezen:

How do you manage your meetings? (bron: Association Management summer 2011)

Dealing with the Dutch (bron: Maastricht Courtesy Passport 2007-2008)